BE14: 员工意见
积极征求员工意见，公正判断并透明处理
1. 目标
一家未来适能状态企业应采取措施，尽量减少员工意见，并实施内部控制措施，以识别并公平处理任何出现的问题。
1.1 此目标的意义
公司依赖于员工的承诺和动力，因此尽可能地与员工互动是良好的商业意识。此目标的目的是设定一个可接受的最低表现门槛，这意味著确保公司不会损害员工的福祉。
没有任何公司能够完全避免员工意见，但公司必须采取一切可能的措施来减少意见，并有效且适当地处理任何出现的意见。
要成为未来适能状态企业，公司必须建立适当的机制来识别和管理员工意见，以确保潜在的严重问题和合法申诉不会被忽视。
1.2 此目标的必要性
与所有未来适能状态零损目标一样，公司必须达成此目标，以确保其不会阻碍社会朝著环境恢复、社会公正及经济包容的未来迈进。要了解更多关于这些目标如何基于 30 多年的系统科学推导出来的信息，请参阅 方法指南。
以下统计数据有助于说明为什么所有公司达成此目标至关重要：
1.3 此目标对可持续发展目标 (SDGs) 的贡献
联合国可持续发展目标 (SDGs) 是对全球最大系统性挑战的集体回应，因此它们自然相互关联。任何特定行动都可能直接影响某些 SDGs，并通过连锁效应影响其他目标。未来适能状态企业可以确保其正在帮助——而不是阻碍——SDGs 的进展。
公司通过确保积极征求员工意见、公正判断并透明处理，并积极鼓励其供应商也这样做，可以为多个 SDGs 做出贡献。但与此目标最直接相关的链接如下：
| 与此零损目标的链接 | |
|---|---|
 |
支持确保妇女在各级决策中充分有效参与及平等领导机会的努力。 |
 |
支持促进所有人的社会、经济及政治包容的努力，并支持通过促进适当的政策及行动来确保平等机会并减少结果不平等。 |
 |
支持建立有效、负责任及透明的机构的努力，并支持确保各级决策具有回应性、包容性、参与性及代表性。 |
2. 行动
2.1 开始
背景信息
此目标解决了其他员工目标未涵盖的问题，并确保员工在公司未能达到其他目标时有能力通知管理层。
为了积极征求、公正判断并透明处理员工意见，所有员工必须能够通过一个运作良好的机制提出一般意见，并引起对潜在有害或不道德行为的关注。
问题
这些问题应帮助你识别需要收集的信息。
2.2 追求未来适能状态
介绍
要评估此目标的进展，需要解决的两个步骤是识别报告期内公司的所有员工，然后确保这些员工都能访问适当的意见机制。
确定哪些工人属于“员工”范围的指导
公司与为其活动提供劳动力的人之间存在多种不同的工作关系。区分谁是直接员工，谁是为公司提供服务的外部组织的一部分非常重要。有关确定谁是员工的详细信息，请参阅 实施指南。
下一节描述了判断特定行动是否会推动未来适能状态所需的适能标准。
适能标准
根据 联合国工商业与人权原则, 欧洲企业社会责任, 及 CAO, 的指导，以下标准被视为未来适能状态的充分条件：
持续改进
- 任何使用意见机制的人都被要求提供改进反馈。
- 意见机制的表现被监控并定期评估。
- 意见机制的评估必须包括定期主动征求员工的反馈。132
- 当识别出改进领域时，公司采取措施实施这些变更。
3. 评估
3.1 进度指标
未来适能状态进度指标的作用是反映公司在达成特定目标的进展程度。进度指标以简单的百分比表示。
公司应始终寻求评估其所有活动的未来适能状态。在某些情况下，这可能无法实现。在这种情况下，请参阅 实施指南 中的“使用不完整数据进行评估和报告”部分。
评估每位员工的适应性
请注意，尽管适应性是按每位员工评估的，但可以按群体（例如按地点、职能等）进行评估，前提是群体中的所有员工都能平等访问相同的意见机制。
员工意见机制根据八个适能标准类别（合法性、积极结果、可访问性、减少不确定性、公平性、透明度、积极参与、持续改进）进行评分，如下所示：
- 0% 适应性: 对于任何未实施正式意见机制的员工或员工群体，或未对机制进行评估，或意见机制不符合“确保合法性”和“确保积极结果”两个适能标准类别。
对于受意见机制覆盖的员工，评分如下：
- 30% 适应性: 满足“确保合法性”和“确保积极结果”标准。
- 45% 适应性: 满足一个额外的标准类别。
- 60% 适应性: 满足两个额外的标准类别。
- 70% 适应性: 满足三个额外的标准类别。
- 80% 适应性: 满足四个额外的标准类别。
- 90% 适应性: 满足五个额外的标准类别。
- 100% 适应性: 满足所有标准类别。
3.2 背景指标
背景指标的作用是为利益相关者提供解释公司进展全貌所需的额外信息。
总员工人数
除了受适当意见机制覆盖的员工比例外，公司还必须报告报告期内为公司工作的总员工人数。
请注意，此指标不适合使用平均员工人数（例如将两名每周工作 20 小时的员工等同于一名全职员工，或将三名各工作四个月的人等同于一个全职职位)，因为此类方法可能会掩盖对相关个人的影响。
有关如何报告背景指标的示例，请参阅 此处。
4. 保证
4.1 保证的用途及其重要性
任何追求未来适能状态的公司，如果能够展示其未来适能状态数据的质量及支持这些数据的控制措施的稳健性，将能够在其关键利益相关者（从 CEO 和 CFO 到外部投资者）中建立更多信心。
这对于希望公开报告其未来适能状态进展的公司尤其重要，因为某些公司可能需要在公开披露之前获得独立审核。通过建立有效且文件完善的控制措施，公司可以帮助独立审核人员快速了解业务运作方式，从而提高其提供审核及/或建议改进的能力。
4.2 针对此目标的建议
以下几点强调了与此特定目标相关的注意事项。每家公司及报告期都是独特的，因此审核工作总会有所不同：在任何情况下，审核人员可能会评估不同的控制措施及文件证据。因此，使用者应将这些建议视为可能被要求的示例清单，而非必须满足的完整清单。
- 记录用于确定报告期内公司员工人数的方法，以及如何将这些员工分类为不同组别以进行评估。审核人员可能会使用这些信息来评估员工是否被无意中排除在评估之外的风险。135
- 创建文件，例如会议记录和参与者名单，以证明员工及/或其代表在创建或修改意见机制时的参与。审核人员可能会评估这些文件以验证员工在这些过程中的参与。
- 记录向员工传达意见机制的存在及其使用步骤的措施。向员工的传达包括任何将其纳入招聘、培训或绩效评估过程或材料的方式。这可以帮助审核人员了解并评估公司确保员工知晓该机制的策略。
- 记录用于确保通过公司提供的机制提交意见的员工在适当情况下保持匿名的方法。审核人员可能会使用此信息来验证该机制是否可以在员工无需担心报复的情况下访问。
- 记录在员工向公司提出意见时，公司提供独立建议和专业知识的条件。审核人员可能会评估这些流程以验证公司是否满足此标准。
- 记录用于确保控制措施按预期运行的流程。审核人员可能会检查此流程以确定公司是否能够在合理时间内识别并解决意见报告系统中的任何问题。
有关如何设计及记录内部控制的更一般性解释，请参阅 实施指南 中的“以系统化的方式追求未来适能状态”部分。
5. 附加信息
5.1 示例
ACME Inc. 销售柠檬水产品。其运营包括两个地点：一个装瓶厂和一个办公室。公司共有 250 名员工：50 名在办公室工作，200 名在装瓶厂工作。公司在两个地点均设有意见机制。
办公室地点的意见机制仅符合八个标准类别中的五个：目前无法访问独立仲裁员，公司未事先向员工团体传达重大业务变更，并且提交投诉的员工在过程中未收到任何更新。因此，公司将其办公室意见机制的适应性评分为 70%。
装瓶厂的意见机制与办公室机制存在相同的三个不足之处，但此外，ACME 未提供工厂员工匿名提交意见的方式。因此，公司将其装瓶厂意见机制的适应性评分为 60%。
公司计算其进度如下：
\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+1(E_{100\%})}{E_T}=\frac{0.7(50)+0.6(200)}{250}=62\%\]
背景指标
报告期内的总员工人数 = 250人
5.2 有用链接
联合国商业与人权指导原则
联合国人权理事会于 2011 年批准了 指导原则 这些原则适用于国家和企业。
欧洲企业社会责任CSR Europe
CSR Europe 是欧洲领先的企业社会责任商业网络。2013 年，它发布了报告 评估公司申诉机制有效性, 将联合国的指导原则转化为一系列建议的公司行动。
合规顾问/监察员办公室 (CAO)
CAO 是国际金融公司 (IFC) 和多边投资担保机构 (MIGA) 的独立申诉机制。它发布了 发展计划申诉机制设计与实施指南。